เป็นเรื่องปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ในการทำงานทุกวันนี้ เรื่องการสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญมากๆ
ยิ่งในระดับหัวหน้างานแบบคุณผู้อ่าน tk&f ด้วยแล้ว น่าจะต้องมีทักษะด้านนี้มากเสียหน่อย
ลองมาดูผลงานของการสื่อสารแบบลบกันก่อนค่ะ
อรมณียื่นใบลาออกจากที่ทำงานทั้งๆ ที่เพื่อนร่วมงานแสนดีมีน้ำใจ
แต่เธอติดปัญหาที่ว่าไม่สามารถทนคำพูดส่อเสียดของเจ้านายแทบทุกวี่ทุกวันได้อีกต่อไป
พิมพกา คิดหนักกว่าจะตัดสินใจลาออก แต่เมื่อคิดสะระตะแล้ว
การที่เจ้านายสั่งงานแบบให้ไปตีความเอาเอง นอกจากเธอจะทำงานด้วยความงุนงง
ยังรู้สึกโดดเดี่ยวและถูกทอดทิ้งให้คลำหาทางถูกๆ ผิดๆ ไปตามลำพัง
กรณีข้างต้นเป็นเพียงเสี้ยวหนึ่งของปัญหาการสื่อสาร
ซึ่งจะว่าไปแล้วศาสตร์ของการสื่อสารที่ได้ใจเป็นเรื่องที่ฝึกฝนกันได้
แต่ที่สำคัญคือผู้สื่อสารจะต้องเป็นคนมองโลกในแง่ดี และมีความจริงใจต่อผู้อื่น
ซึ่งคุณสมบัติทั้งสองข้อนี้จะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกดี และเปิดใจรับสารที่เราสื่ออย่างที่ดังเช่น
คุณมนสิการ ราโอ Assistant Human Resources Officer จากองค์การ UNICEF
ก็ยึดเป็นหลักในการสื่อสารเช่นกัน
" เวลาจะพูดอะไรกับใครเราควรจริงใจ และรู้สึกปรารถนาดีกับเขาจริงๆ
ถ้าจะวิจารณ์ก็ต้องให้เขารู้ว่าเป็นการติเพื่อก่อ เราอยากให้เขาได้ประโยชน์จากสิ่งที่เราพูด
และเราไม่มีเจตนาที่จะทำร้ายหรือคิดร้ายกับเขา
" ดิฉันว่าเรื่องความจริงใจนี่คนดูกันออก และถ้าเรามีพื้นฐานการมองโลกในแง่ดี คิดดี
บวกกับการพูดอย่างจริงใจ คนฟังจะสัมผัสได้เลยว่าเราไม่ได้คิดร้ายกับเขาแน่ๆ จากนั้นเขาจะฟังในสิ่งที่เราพูด
และรู้สึกว่าคำพูดของเรามีน้ำหนักมีเหตุผล "
โดยเนื้องานทุกวันนี้คุณมนสิการต้องใช้ทักษะในการสื่อสารอย่างมาก
เพราะเธอมีหน้าที่คัดกรองบุคคลเข้าทำงานและดูแลความเป็นไปของพนักงานในองค์กร
ให้เขาเข้าใจถึงกฎระเบียบ รวมทั้งต้องประสานให้พนักงานทุกคนทำงานอย่างสมัครสมานสามัคคี
เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ร่วมกัน
" ความที่ UNICEF เป็นองค์กรระหว่างประเทศ จึงมีความหลากหลายทางวัฒนธรรมมาก
เพราะมีคนเกือบทุกชาติทุกภาษามาทำงานร่วมกัน ฉะนั้นพนักงานแต่ละคนจึงไม่ควรยึดเอาวัฒนธรรมอื่น
ยิ่งเป็นฝ่ายบุคคลที่ต้องสัมภาษณ์คนมากๆ อย่างดิฉันด้วยแล้ว ยิ่งต้องระมัดระวังการสื่อสารมากขึ้น
คือต้องคิดว่าจะสื่อสารทั้งการพูดและเขียนอย่างไรให้คนทำงานรู้สึกดี และเชื่อมั่นในองค์กร
ส่วนคนนอกเมื่อเดินออกไปจากห้องสัมภาษณ์แล้ว เขาควรจะรู้สึกดีๆ กับองค์กรของเรา "
จากประสบการณ์ที่ผ่านมาทำให้เธอสรุปคุณสมบัตินักการสื่อสารที่ดีได้ว่า
" คนที่จะเป็นผู้มีศิลปะในการพูดที่ดี ควรมีอีคิวสูง เพราะเวลาเจอใครเราไม่ควรมองเขาด้านเดียว
เราต้องมีวุฒิภาวะมากพอที่จะมองทั้งตัวเราและตัวเขาอย่างรอบด้าน ไม่ด่วนตัดสินใครและให้โอกาสคนเสมอ
รวมทั้งเราต้องตระหนักด้วยว่าองค์กรจะคงอยู่และทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้
ก็ด้วยการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานและคนอื่นๆ ที่เราสัมพันธ์ด้วย "
บ่อยครั้งที่คนในองค์กรมักนำปัญหามาให้ต้องขบคิด ซึ่งการใช้ทักษะการสื่อสารอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ
จึงจำเป็นต้องใช้ทักษะการอ่านคนควบคู่ไปด้วย
" มีบางทีที่พนักงานบางคนรู้สึกท้อแท้กับงานและเข้ามาปรึกษาเราก็ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี
ซึ่งการรับฟังนี้คือการให้เกียรติเขา และเขาจะมั่นใจได้เลยว่าเรื่องราวของเขาจะไม่ถูกเปิดเผยให้ใครรู้แน่ๆ
เพราะความที่บุคลิกของดิฉันเป็นคนนิ่งๆ ไม่ยุ่งกับเรื่องส่วนตัวของใครอยู่แล้ว
พนักงานในองค์กรจึงรู้สึกไว้วางใจที่จะมาปรับทุกข์และขอคำแนะนำ "
บ่อยครั้งเหมือนกันที่เธอจำเป็นต้องพูดจาตรงๆ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจ และยอมรับความเป็นจริง
เช่นถ้ามีหัวหน้าแผนกเข้ามาถามถึงสาเหตุที่รับคนเข้ามาทำงานล่าช้า เธอก็จำเป็นต้องบอกว่า
ถ้าในลิสต์ของผู้สมัครยังไม่มีใครที่มีความสามารถตรงตามที่องค์กรกำหนดไว้ หัวหน้างานในแผนกนั้นๆ
ก็ต้องอดทนรอคอยสักหน่อย เพราะการรับคนที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอเข้ามาทำงาน
อาจส่งผลเสียในระยะยาวได้
เรื่องความมั่นคงทางอารมณ์ และรู้จักอดทนจึงเป็นอีกคุณสมบัติหนึ่งของการเป็นผู้มีศิลปะในการสื่อสาร
เพราะบ่อยครั้งที่คุณมนสิการจำเป็นต้องอธิบายเรื่องกฎระเบียบขององค์กรให้คนฟังอยู่ซ้ำๆ
" เรื่องบางเรื่องต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจอยู่หลายครั้ง ตรงนี้ต้องอาศัยความมั่นคงทางอารมณ์สูง
ซึ่งการเป็นแม่คนจะช่วยตรงนี้ได้เยอะ เพราะต้องคอยบอกลูกซ้ำๆ อยู่แล้ว
อีกอย่างความเป็นแม่จะช่วยให้เรารู้จักให้คนอื่นอย่างไม่มีเงื่อนไข คือให้ทั้งเวลากับคนที่ต้องการจะมาคุยกับเรา
และให้ทั้งความรัก ความเข้าใจแก่เขา โดยไม่เอาบรรทัดฐานส่วนตัวตัดสินเขา
ความเป็นแม่จะทำให้เราอดทนที่จะพูดจะอธิบายอะไรได้ซ้ำๆ อย่างมีความอดทนมากขึ้น "
อย่างไรก็ดี การสื่อสารให้ได้ใจในบางครั้งอาจต้องมาพร้อมกับการปฏิเสธอย่างนุ่มนวล
จุดนี้เธอก็มีเคล็ดลับค่ะว่า ต้องไม่พูดจากับเขาด้วยอารมณ์ และต้องพูดโน้มน้าวให้คนฟังเห็นว่า
สิ่งที่เขากำลังทำอยู่นั้นไม่เหมาะสมตรงไหน
" บางครั้งเป็นการยากที่ต้องใช้คำพูดในการเปลี่ยนพฤติกรรมคน ถ้าใครทำผิดอะไรมา
ตัวเองจะพยายามยกตัวอย่างให้เขารู้ถึงข้อผิดนั้น เวลาพูดต้องใช้เหตุผลไม่ใช้อารมณ์
บางครั้งก็มีคนเข้ามาปรึกษาว่ารู้สึกไม่ดีที่เจ้านายเข้าใจผิด ซึ่งเราจะให้ข้อแนะนำว่าควรจะสื่อสารกันอย่างไรให้เข้าใจ
เช่นต่างคนต่างมีสไตล์การทำงานต่างกันหรือเปล่า หรือเป็นปัญหาเรื่องบุคลิกที่ต่างกันมาก
แต่ถึงที่สุดเราจะพยายามให้เขาคิดในแง่ดีๆ ไว้ก่อน และจะบอกว่าก่อนอื่นคือต้องปรับตัว
และการเริ่มปรับจากตัวเองจะง่ายกว่าปรับคนอื่น คือเราต้องดูตัวเองว่ามีอะไรให้เขาตำหนิได้หรือไม่
ถ้าไม่มีก็ค่อยว่ากันอีกทีว่าจะปรับตัวกันยังไง "
การสื่อสารให้ได้ใจตามความเห็นของคุณมนสิการจึงเป็นการนำเอาหลัก สุ จิ ปุ ลิ มาปรับใช้ให้คล่อง
นับตั้งแต่การอ่านอย่างแม่นยำ เพื่อการเขียนที่ชัดเจน และเมื่องานเขียนกระชับได้ใจความ
การพูดที่ดีก็จะเกิดขึ้น เพราะทั้งการอ่านและเขียนมีเวลาคิดมากกว่าการพูด
และเมื่อพูดด้วยความจริงใจและปรารถนาดี ผู้ฟังจะรู้สึกดีตามไปด้วย
ท้ายที่สุดคือการฝึกเป็นนักฟังที่ดี เพื่อรับสารที่จะส่งกลับมา
และนั่นคือการสื่อสารที่มีประสิทธิผลที่สุดในมุมมองของเธอ
(update 7 กรกฎาคม 2005)
[ ที่มา..
kids & family ปีที่ 10 ฉบับที่ 117 ธันวาคม 2548]
|